Surat Formal dan Surat Informal

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak kepada pihak lain. Meskipun fungsi surat telah digantikan dengan berbagai macam teknologi yang semakin canggih baru-baru ini, tetap saja beberapa hal membutuhkan surat dalam bentuk cetak untuk menjamin keabsahan surat tersebut.

A. SURAT FORMAL

Surat formal disebut juga surat resmi. Surat formal digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dsb.

Ciri-Ciri Surat Formal :

1. Surat ditulis menggunakan kop surat yang menjelaskan organisasi atau instansi yang mengeluarkan surat tersebut
2. Terdapat nomor surat, lampiran dan perihal yang jelas
3. Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim
4. Menggunakan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi terkait
6. Memiliki aturan format yang baku pada setiap bagiannya

Bagian-Bagian Surat Formal :

1. Kepala Surat/Kop Surat, terdiri dari : nama instansi terkait, alamat instansi terkait, dan logo instansi terkait
2. Nomor surat, ditulis di sisi kiri, nomor surat ditulis sesuai urutan surat yang diterbitkan dengan format tertentu
3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat itu sendiri
4. Hal, berisi perihal yang menjelaskan garis besar isi surat
5. Tanggal surat, ditulis di sisi kanan sejajar dengan nomor surat
6. Alamat yang dituju
7. Salam pembuka, ditulis dengan diakhiri tanda koma
8. Pembuka surat
9. Isi surat, merupakan uraian yang terdiri dari uraian hari, tanggal, waktu, tempat dan hal-hal yang ingin disampaikan, ditulis menggunakan huruf kecil kecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah sesuai
10. Penutup surat
11. Salam penutup
12. Jabatan pengirim surat
13. Tanda tangan
14. Nama, yang disertai dengan nomor induk pegawai (NIP)
15. Tembusan surat, berupa pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
16. Inisial pembuat surat

Jenis-Jenis Surat Formal :

1. Surat Niaga

Merupakan surat resmi yang digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Macam surat niaga diantaranya adalah surat jual beli, surat penawaran dan surat penagihan.

2. Surat Dinas

Merupakan surat resmi yang digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini berperan penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi yang berfungsi sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

3. Surat Lamaran Kerja

Merupakan surat resmi yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang untuk melamar pekerjaan di sebuah kantor, perusahaan atau instansi tertentu.

Contoh Surat Formal :

B. SURAT INFORMAL

Surat informal disebut juga surat pribadi yang digunakan untuk kepentingan pribadi.

Ciri-Ciri Surat Informal :

1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak mencantumkan nomor surat
3. Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang bervariasi
4. Menggunakan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis surat
5. Tidak memiliki aturan format yang baku

Contoh Surat Informal :

C. PERBEDAAN SURAT FORMAL DAN INFORMAL

1. Perbedaan Berdasarkan Fungsi dan Tujuan

• Surat formal memiliki fungsi dan tujuan yang hanya digunakan untuk keperluan resmi, dibuat oleh perusahaan/instansi/organisasi/lembaga dengan maksud tertentu. Misalnya, surat formal yang digunakan sebagai alat untuk menyampaikan informasi berkaitan dengan hubungan pekerjaan juga sebagai bukti historis ketika seseorang melakukan perjalanan yang diutus oleh pimpinan di tempat ia bekerja dan kegunaan lainnya.
• Sedangkan surat informal hanya digunakan untuk kepentingan pribadi, dibuat oleh perorangan untuk orang lain atau kelompok. Sifatnya pun hanya sekedar pemberitahuan, bertukar kabar, saling berbagi cerita atau hanya memberikan informasi tertentu.

2. Perbedaan Kop Surat

• Surat formal memiliki kop surat resmi yang tampak jelas ketika surat tersebut dibaca. Kop surat terdapat di bagian awal surat di sisi atas halaman pertama, yang berisikan informasi nama perusahaan/instansi/organisasi/lembaga beserta dengan alamat dan informasi lainnya seperti e-mail, fax dan nomor telepon.
• Surat informal tidak menggunakan kop surat, karena surat informal dapat ditulis secara langsung, tanpa harus menggunakan format yang resmi. Terkadang surat informal tidak harus mencantumkan salam pembuka, bergantung dengan keinginan penulis surat.

3. Perbedaan Penggunaan Tata Cara Penulisan

• Surat formal akan ditulis dengan format tertentu sehingga akan terlihat lebih resmi dan memberikan kesan profesional dibandingkan dengan surat informal. Penulisan surat formal menggunakan tata cara yang resmi, dimana setiap bagiannya memiliki aturan format tertentu. Mulai dari ukuran dan margin kertas, penggunaan font, tata letak kalimat dan tata cara penulisan lainnya. Selain itu, bagian terpenting lainnya yaitu terdapat kop surat, nomor surat, lampiran, perihal, salam pembuka, isi, penutup, tanda tangan, stempel, dan lain sebagainya.
• Surat informal tidak perlu mengacu pada hal-hal tersebut karena yang terpenting tujuan dari surat tersebut tersampaikan dengan baik kepada penerima.

4. Perbedaan Penggunaan Bahasa

• Surat formal menggunakan bahasa baku dengan mengikuti aturan ejaan yang disempurnakan (EYD) yang baik, serta memiliki olahan kata yang lebih rapi.
• Surat informal, penggunaan bahasa baku tidak begitu penting. Penulis surat dapat menggunakan bahasa daerah atau bahasa tertentu tanpa harus memperhatikan EYD.

5. Perbedaan Tujuan Penerima Surat

• Surat formal memiliki sifat penting, sehingga surat tersebut dikirim oleh lembaga atau instansi tertentu yang tentu saja akan dikirim ke penerima surat dalam urusan yang penting pula.
• Surat informal dikirim oleh perorangan untuk dikirim ke kerabat atau teman yang tentu saja hanya menyangkut urusan pribadi.

6. Perbedaan Penggunaan Atribut

• Surat formal dibuat oleh lembaga atau instansi tertentu yang pasti menggunakan atribut seperti logo, stempel atau hal serupa yang menunjukkan identitas lembaga/instansi tersebut. Surat formal juga dibuat atas dasar persetujuan pemimpin tertinggi dan wajib memuat stempel khusus yang dilengkapi tanda tangan dan nama terang yang bersangkutan.
• Surat informal, tidak perlu mencantumkan atribut tertentu.

Demikian pembahasan mengenai surat formal dan informal. Semoga artikel ini bermanfaat. Terima kasih :)

Referensi :

https://blog.typoonline.com/perbedaan-surat-formal-dan-informal/
http://candycoffin.blogspot.com/2015/03/contoh-surat-tidak-resmi.html?m=1
https://id.m.wikipedia.org/wiki/Surat